A importância da gestão de documentos em condomínio

Quanto e qual documento guardar na gestão de seu condomínio? Saiba no artigo do advogado e administrador Leandro de Souza

Quem exerce um cargo eletivo em condomínio sabe que, todo mês, mais papeis se acumulam nos arquivos. Para se ter uma ideia, um condomínio comercial ou residencial acumula, em média, mil novos documentos por ano.

Importante frisar que muitos documentos devem sim ser arquivados com cuidado e por muito tempo – alguns até para sempre – como as plantas do condomínio e documentos referentes aos funcionários e impostos. Outros podem ter uma vida mais curta.

Sendo assim estes documentos devem estar sempre à mão, seja em um arquivo organizado ou digitalizado.

Lembrando que ações judiciais no Brasil, em sua grande maioria, somente aceitam provas documentais, ou seja, em papel.

Por isso, guardar bem documentos como comprovantes de pagamentos de salários e direitos dos funcionários, como fundo de garantia, pode evitar problemas com a justiça.

Há quem opte por deixar uma parte dos documentos com a administradora. Sendo assim, deve-se checar se a empresa oferece esta facilidade e se cobra por este tipo de serviço. É importante também garantir que a mesma consegue localizar os documentos desejados em até dois dias.

Nesses casos, ficam no condomínio a papelada referente aos funcionários e, na empresa, os outros.

Toda a documentação em poder da administradora deve ficar disponível para consulta dos condôminos no local. Normalmente, as visitas são agendadas.

Em  alguns casos, o síndico se sente mais seguro tendo todos os documentos sob a sua guarda – e responsabilidade. O ideal é que sejam guardados em uma sala de acesso restrito do condomínio, e não na casa do síndico, por exemplo.

Controlar os papéis arquivados também é fundamental. Então, se emprestar algum documento, procure ficar com o original e fornecer uma cópia. Se não for possível, tenha sempre um protocolo de empréstimo com informações da pessoa que retirou documentos.

Tipos de documentos e prazo para arquivamento:

Confira uma lista com os principais documentos que fazem parte da administração de um condomínio e o tempo que devem ser arquivados, segundo orientações dos especialistas consultados, Procon e Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor).

Outra possibilidade é contar com a digitalização de documentos. Com um ambiente controlado por senha, o condomínio consegue oferecer a visualização dos papeis aos moradores. Nesse caso, o documento físico pode continuar com o síndico ou com a administradora. Para evitar que esses dados sejam acessados por quem não deve, os documentos devem ser criptografados em um servidor mantido em local físico com segurança e com back-up.

Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.

Dr. Leandro Souza – Advogado e Administrador , membro da comissão de Direito Condominial OAB-RJ, Mentor em Direito Condominial e Imobiliário na Comissão de Mentoria na OAB-RJ. Autor dos Livros “Fui Eleito Síndico e Agora?” e “Como montar uma Administradora de Condomínios”.